Obrázek 1 z 9
Pokud jde o vymývání každodenních dokumentů, málokdy je potřeba pouštět se mimo kartu Domovská stránka aplikace Word. Ale schované v rozhraní je spousta dalších nástrojů, které čekají na objevení. Tyto funkce nejsou ve skutečnosti „tajné“, ale mnoho uživatelů je nikdy nenajde – a mohou vám ušetřit značný čas a úsilí.
Níže uvádíme našich 20 nejlepších snadno přehlédnutelných funkcí ve Wordu. Mnoho z nich je ve Wordu deset let nebo déle a lze je najít v nabídkách Wordu XP a Wordu 2003, ale my se zaměříme na rozhraní pásu karet z Wordu 2007 a výše, které bylo koneckonců vynalezeno, aby pomohlo uživatelé najdou esoteričtější funkce softwaru.
1. Vyberte možnost Podobné formátování
V ideálním světě by měl každý prvek ve vašem dokumentu přiřazený styl. Ale pokud jste se spoléhali na místní formátování, je stále snadné provádět globální změny. Sekce Úpravy zcela vpravo na kartě Domů obsahuje praktickou možnost „Vybrat veškerý text s podobným formátováním“. To vám umožní snadno zvýraznit všechny vaše ad hoc nadpisy, titulky a tak dále najednou a vyladit jejich vzhled jediným tahem – nebo použít styl pro snazší správu v budoucnu.
2. Panel schránky
Panel schránky nabízí pohodlný způsob, jak ponechat ve schránce více než jeden prvek najednou. Klepnutím na malou vyskakovací ikonu v části Schránka na kartě Domů ji otevřete. Pamatuje si až 24 nedávných operací vyjmutí a kopírování a můžete kliknout na kteroukoli z nich a vložit ji do bodu vložení. Rozbalovací nabídka Možnosti v dolní části vám umožňuje ovládat, kdy se panel Schránka zobrazí; jednou z možností je, aby se zobrazil, když dvakrát stisknete Ctrl+C.
3. Přeložte
Recenze Wordu | Funkce překladu odešle text vašeho dokumentu na webovou stránku Microsoft Translator a zobrazí překlad v okně prohlížeče. Ve Wordu 2010 a 2013 můžete také aktivovat Review | Přeložit | Mini Translator, který při najetí kurzorem na vybranou pasáž textu zobrazí falešný tip; přesuňte na něj ukazatel, abyste viděli vyskakovací překlad ve zvoleném jazyce. Na výběr jsou desítky jazyků: procházejte je výběrem možnosti Vybrat jazyk překladu z rozbalovací nabídky Přeložit.
4. Kerning
Profesionální software pro DTP podporuje vyrovnání párů – selektivní úpravu mezer mezi znaky, aby byl text esteticky příjemnější. Word to ve výchozím nastavení nedělá, ale lze to zapnout kliknutím na ikonu vyskakovacího okna v části Písmo na kartě Domů a zaškrtnutím políčka „Kerning pro písma“; do pole vpravo zadejte minimální velikost bodu. Pokud však použijete vyrovnání párů na drobná písma, může se zdát, že písmena běží společně, což snižuje čitelnost.
Pro snazší přístup použijte klávesovou zkratku CTRL+D nebo CMD+D na Macu. Tato zkratka vás přenese přímo na obrazovku Písma bez ohledu na verzi, kterou používáte. Uživatelé aplikace Word 2007 nebo starší budou muset zaškrtnout volbu Mezery znaků. Pokud používáte novější verzi, vyberte kartu „Upřesnit“ v horní části vyskakovacího okna, jak je uvedeno výše.
5. Vložte graf
Pokud chcete do dokumentu zahrnout graf Excel, nemusíte opouštět Word. Výběr Vložit | Graf ve Wordu otevře miniaturní zobrazení Excel, ve kterém můžete upravovat nebo importovat svá data. Jakmile budete hotovi, zavřete okno Excelu – zobrazí se ve formě grafu ve Wordu. Karty Nástroje grafu v horní části okna aplikace Word vám poskytují plnou kontrolu nad návrhem a vzhledem grafu, takže není nutné spouštět Excel ručně.
6. SmartArt
SmartArt vám pomůže ilustrovat procesy a vztahy prostřednictvím téměř 200 předem navržených rozložení pro pyramidové organizace, cykly, hierarchie, matice a další. Chcete-li jej použít ve Wordu, jednoduše klikněte na Vložit | SmartArt a vyberte šablonu. Poté zadejte své štítky do plovoucího panelu, který se zobrazí, a přetažením úchytů změňte velikost obrázku SmartArt. Pokud chcete, aby se vznášel nad vaším dokumentem, můžete toho snadno dosáhnout vytvořením textového pole (pomocí Vložit | Textové pole) a vložením vašeho SmartArt do něj.
7. Vložte snímek obrazovky
Pokud píšete výukový program – nebo jednoduše chcete jednoduchý způsob, jak do dokumentu zahrnout obrázek z jiného programu – můžete uchopit oblast plochy Windows výběrem Vložit | Snímek obrazovky; rozbalovací nabídka vám umožňuje přímo importovat jakékoli otevřené okno jako obrázek. Případně můžete vybrat možnost Screen Clipping (Oříznutí obrazovky) a přetáhnout obdélník myší a zachytit přizpůsobenou oblast obrazovky.
8. Vložte rychlé díly
Firmy často potřebují vytvářet dopisy a dokumenty, které obsahují standardní prvky nebo odstavce, jako je adresa. Pomoci může funkce automatického textu aplikace Word. Vyberte pasáž textu a poté vyberte Vložit | Rychlé díly | AutoText | Uložit výběr do galerie automatického textu. Nyní můžete tento text znovu vložit do libovolného dokumentu jeho výběrem z nabídky Vložit | Rychlé díly | Nabídka automatického textu. Můžete také nastavit Rychlé části pro prvky, jako je název vaší společnosti a e-mailová adresa, a v Organizátoru stavebních bloků můžete také nastavit šablony a objekty pro rychlý přístup.
Mějte na paměti, že tato možnost není v době psaní tohoto článku k dispozici uživatelům počítačů Mac.
9. Dělení slov
Pokud dovolíte, aby se liché slovo rozlilo přes dva řádky, můžete zlepšit vzhled vašeho dokumentu. Může zabránit tomu, aby byl váš pravý okraj příliš roztřepený, nebo v plně zarovnaném textu může zabránit tomu, aby se mezi jednotlivými slovy objevily velké „ostrůvky“ bílého místa. Word může automaticky dělit slova podle potřeby, ale funkce je ve výchozím nastavení vypnutá: chcete-li ji povolit, přejděte na kartu Rozložení stránky a vyberte Dělení slov | Automatický.
10. Čísla řádků
Pokud odkazujete na kód, právní dokumenty nebo dokonce poezii, možná budete chtít očíslovat své řádky pro snadnou orientaci. Nástroj číslovaného seznamu aplikace Word použije nastavení odsazení, která nemusí odpovídat vašim požadavkům: vyberte Rozložení stránky | Místo toho čísla řádků a Word použije úhledné číslování na okraji dokumentu. Ve výchozím nastavení je číslování řádků použito na celý dokument, ale můžete přeskočit vybraný text volbou Čísla řádků | „Potlačit pro aktuální odstavec“.
11. Digitální podpisy
Není vždy zřejmé, zda je digitální dokument autentickým originálem. Chcete-li podepsat dokument osobním šifrovacím klíčem, přejděte na kartu Soubor (nebo na orb ve Wordu 2007), vyberte možnost Zamknout dokument a zvolte „Přidat digitální podpis“; před přidáním podpisu budete vyzváni k uložení dokumentu. Podpis bude automaticky zneplatněn, pokud bude dokument pozměněn, takže jeho přítomnost je zárukou pravosti. Pokud chcete k podpisu dokumentu pozvat někoho jiného, přejděte na kartu Vložit a v části Text vyberte řádek podpisu.
12. Vodoznak
Když rozesíláte koncept dokumentu nebo sdílíte něco soukromého s kolegou v práci, je užitečné mít na stránku možnost vodoznaku, abyste na první pohled viděli, o jaký typ dokumentu se jedná. Rozbalovací nabídka Vodoznak na kartě Rozvržení stránky vám umožňuje přidat velký šedý vodoznak s nápisem „NÁVRH“, „DŮVĚRNÉ“ nebo „NALÉHAVÉ“ dvěma kliknutími. Chcete-li umístit vlastní text nebo obrázek, vyberte možnost Vlastní vodoznak.
Uživatelé počítačů Mac budou muset pro přístup k možnosti Vodoznak použít kartu „Vložit“ v horní části obrazovky počítače.
13. Citace
U akademických prací vám Word může pomoci se správou citací. Na kartě Reference najdete tlačítko pro správu zdrojů; zde můžete zadat podrobnosti o každém díle, na které odkazujete, a poté na ně vložit odkazy kliknutím na rozevírací nabídku Vložit citaci. Můžete si vybrat formát citace ze 14 uznávaných stylů, včetně standardů APA a MLA, a nakonec si jedním kliknutím vygenerovat bibliografii.
14. Makra
Skriptovací rozhraní Office je přinejmenším sofistikované, ale pokud chcete automatizovat jednoduchý, opakující se úkol, není potřeba zadávat řádek kódu. Na kartě Zobrazit klikněte na rozevírací seznam Makra a vyberte Zaznamenat makro. V dialogovém okně, které se otevře, vyberte tlačítko nebo klávesovou zkratku (nezapomeňte kliknout na Přiřadit pro potvrzení vaší volby); poté proveďte úlohu, kterou chcete automatizovat. Až budete hotovi, vraťte se do rozevíracího seznamu a vyberte Zastavit nahrávání. Nyní stisknutím zvoleného tlačítka nebo kombinace kláves kdykoli zopakujete operace, které jste zaznamenali.
15. Obrysový pohled
Pokud používáte Word pro velký projekt, jako je vysokoškolská diplomová práce nebo román, může být užitečné rozdělit dokument do sekcí a podsekcí. Přejít na Zobrazit | Obrys pro přístup k hierarchickému zobrazení, které vám umožní označit nadpisy a sbalit hlavní text pod nimi; to vám dává jasný přehled o vašem dokumentu, který lze bez námahy reorganizovat přesouváním částí. Můžete také shromáždit několik dokumentů do jednoho hlavního projektu: klepněte na Zobrazit dokument v části Hlavní dokument na kartě Osnova a importujte nebo vytvořte vnořené dokumenty.
16. Barva stránky
Pokud chcete, aby váš dokument vynikl, můžete použít Rozložení stránky | Rozbalovací nabídka Barva stránky pro použití mytí pozadí; vyberte Efekty výplně a můžete přidávat vzory a textury. Výplně a vzory se automaticky aplikují na všechny stránky vašeho dokumentu. Přestože je můžete vidět na obrazovce, nejsou vytištěny, takže nebudou narušovat čitelnost vašich tištěných kopií.
Někteří uživatelé mohou najít výběr Barvy stránky na kartě „Návrh“ v závislosti na verzi aplikace Microsoft Word a systému, který používáte.
17. Vložte rejstřík
Třetí užitečnou funkcí pro delší práce je možnost automatického generování indexu. Chcete-li použít tuto funkci, musíte nejprve označit své odkazy v textu výběrem příslušného slova nebo fráze a poté kliknutím na Odkazy | Vložit rejstřík. Až si označíte všechna svá hesla, kliknutím na Vložit rejstřík vytvořte rejstřík. To bude obsahovat odkazy na instance, které jste označili, a samoaktualizační odkazy na čísla stránek, na kterých se objevují.
18. Kombinujte a porovnejte dokumenty
Word umí automaticky porovnávat nebo kombinovat dva dokumenty: nástroj najdete pod Review | Porovnejte. Pokud dáváte přednost práci sami, klikněte na Zobrazit | Zobrazit vedle sebe; to automaticky umístí vaše dokumenty vedle sebe při stejných faktorech přiblížení, takže se mezi nimi můžete snadno dívat tam a zpět. Pokud klepnete na tlačítko Synchronní posouvání, budou se dokonce posouvat nahoru a dolů v zamčeném kroku, když pohybujete kurzorem nebo přetahujete posuvník.
19. Inspektor dokumentů
Tiskoví úředníci a státní zaměstnanci se v minulosti dostali do horké vody, když distribuovali dokumenty s citlivými informacemi vloženými do jejich metadat nebo které lze obnovit pomocí možnosti Sledování změn ve Wordu. Neudělejte stejnou chybu: v části Informace na kartě Soubor (nebo Orb v Office 2007) najdete v rozevíracím seznamu „Připravit na sdílení“ výběr možností, které vám umožní zkontrolovat skryté informace (a potvrdit kompatibilitu s jinými edicemi aplikace Word).
20. Přizpůsobte pás karet
Rozhraní pásu karet bylo navrženo tak, aby bylo stabilnější než vysoce přizpůsobitelné rozhraní Office 2003. Pokud však vyberete Soubor | Možnosti | Přizpůsobte si pás karet, můžete do něj přidávat nové funkce a odebírat ty, které nechcete vidět. Můžete přidat funkce, které se normálně vůbec nezobrazují – existuje užitečný výběr „Příkazy nejsou na pásu karet“ – a dokonce si můžete vytvořit vlastní karty. Pokud je to příliš komplikované, můžete upravit panel nástrojů Rychlý přístup, který se zobrazí v horní části obrazovky, pomocí malé rozevírací šipky na jeho pravém konci.
