Pravděpodobně jednou z nejlepších funkcí, které Smartsheet nabízí, je vytváření projektových zpráv. Umožnění projektovým manažerům pracovat s daty z různých listů v jediném pohledu může skutečně ušetřit čas. Tento proces se však může zdát náročný pro ty, kteří nikdy nevytvářeli zprávy nebo teprve začali používat Smartsheet. Pokud patříte do některé ze dvou kategorií, jste na správném místě.
V tomto podrobném průvodci vám řekneme vše, co potřebujete vědět o vytváření sestavy v Smartsheetu. Budete vědět, jaké jsou různé typy přehledů a jak je nakonfigurovat.
Jak vytvořit sestavu v Smartsheet na PC?
Každý úspěšný projektový manažer musí vědět, jak efektivně provádět multitasking. Držet krok s probíhajícími úkoly, týdenním prodejem nebo jinými projekty může být skličující bez včasných zpráv o každé z těchto činností. Zprávy jsou užitečné zejména pro zodpovězení klíčových obchodních otázek a pro správu a sledování pracovního postupu.
Všechna data v sestavě můžete upravit, shrnout nebo seřadit. Jakmile jej úspěšně vytvoříte, můžete jej odeslat, sdílet nebo publikovat se svými kolegy nebo zainteresovanými stranami.
V aplikaci prohlížeče Smartsheet pro stolní počítače můžete vytvořit dva základní typy sestav: Souhrnné sestavy řádků a listů.
Přehledy řádků okamžitě shromažďují data řádků z různých listů. Díky těmto reportům můžete získat přehled o všech nedokončených úkolech, platbách, které neprošly, nebo jiných informacích naskládaných do řádků.
Sestava Souhrn listů zobrazuje souhrnné informace o polích na různých listech. Jedná se o vynikající nástroj pro získání podrobného přehledu o různých projektech.
Řádkové a souhrnné sestavy můžete vytvářet v Tvůrci sestav v aplikaci prohlížeče Smartsheet pro stolní počítače. Tento proces zahrnuje několik kroků, ale pro ty, kteří pečlivě dodržují níže uvedené pokyny, budou hračkou:
Zpráva o řádcích
Krok 1: Vytvoření sestavy řádků
- Přihlaste se do svého účtu prohlížeče Smartsheet na ploše.
- Přejděte na znak Nabídka v levém horním rohu okna.
- Klepnutím na znaménko plus vstoupíte do Centra řešení.
- Klikněte na „Vytvořit“ v levém postranním panelu.
- Ze zobrazených možností vyberte „Report“.
- Zobrazí se okno s výzvou k zadání názvu zprávy a výběru typu zprávy.
- Vyberte „Řádkový přehled“ a klikněte na „OK“.
Nyní budete muset svůj přehled nakonfigurovat, abyste jej mohli používat.
Krok 2: Konfigurace sestavy řádků
Ke konfiguraci sestavy Řádek použijte karty v horním panelu nástrojů. Můžete nakonfigurovat následující: Zdrojové listy, Sloupce k zobrazení, Kritéria filtru, Skupina, Souhrn, Seřadit. Například na kartě Kritéria filtru si můžete vybrat podmínky, které se mají zobrazit v přehledu. Můžete filtrovat podle komentářů, oddělení, popisu, přiřazení a mnoha dalších.
Krok 3: Řazení výsledků sestavy řádků
Nezbytnou součástí vytváření řádkové sestavy je seřadit výsledky podle polí:
- Klikněte na sekci „Seřadit“ v nabídce panelu nástrojů.
- Vyberte pole, podle kterého chcete sestavu seřadit.
- Vyberte „Seřadit sestupně“ nebo „Seřadit vzestupně“ podle toho, jak chcete výsledky seřadit.
Chcete-li přidat další kritéria řazení, klikněte na možnost „Seřadit podle jiného sloupce“. Výsledky sestavy můžete seřadit maximálně podle tří polí.
Jak vytvořit sestavu v aplikaci Smartsheet pro iPhone?
Aplikace Smartsheet pro iPhone vám umožňuje přistupovat a upravovat informace ve všech dostupných listech a sestavách. To může být skutečným zachráncem, když jste venku bez počítače, a dostanete improvizovanou úlohu konfigurace dat, kterou je třeba provést okamžitě.
Mobilní aplikace Smartsheet však uživatelům neumožňuje vytvářet nové sestavy. Jak je doporučeno na jejich webu, je nejlepší používat aplikaci s dříve nastavenými sestavami nebo listy. Verzi pro stolní počítače byste měli používat k nastavení sestavy nebo automatizace sestavení, použití vzorců a dalších administrativních změn. Pokud jste správce nebo vlastník listu, můžete ve svém telefonu provádět změny ve sloupcích.
Jak vytvořit sestavu v aplikaci Smartsheet pro Android?
Přístup k přehledům Smartsheet na vašem zařízení Android může být překvapivě pohodlný, zvláště když je váš počítač mimo dosah. Aplikace Smartsheet pro Android bohužel stále nepodporuje vytváření nových přehledů.
Pomocí zařízení Android můžete kdykoli přistupovat ke všem přehledům ve svém pracovním prostoru. Pokud jste vlastníkem nebo správcem přehledu, můžete také upravit sloupce. Vytváření nových sestav, listů nebo práce s jakoukoli administrativní změnou se nejlépe provádí ve verzi Smartsheet pro stolní počítače.
Jak vytvořit souhrnnou zprávu v Smartsheetu?
Vytvoření souhrnné zprávy umožňuje týmům shromažďovat konkrétní souhrnná pole z různých listů na jednom místě. Každému to umožní najít důležité informace a data v pohledu na úrovni portfolia. Data pak můžete snadno spojovat do skupin, shrnout informace použitím funkcí a mnoho dalšího.
Zde je to, co byste měli vědět, než vytvoříte souhrnnou zprávu v Smartsheet:
- Souhrnná pole ve všech listech, které plánujete zahrnout, musí být pojmenována konzistentně. Aplikace vyloučí informace pro konkrétní shrnutí, pokud existují i ty nejmenší rozdíly v mezerách nebo pravopisu.
- Použijte stejné typy polí pro všechny souhrny, které shromažďují stejná data. Chcete, aby všechny sloupce měly formát měny, pokud například shromažďujete informace o penězích. To vám pomůže vyhnout se duplicitním sloupcům přehledu. Pokud by některá pole byla jen čísla a jiná měny, skončili byste se dvěma sloupci – jedním pro každý typ pole.
Zde je návod, jak vytvořit souhrnnou zprávu v Smartsheet:
- Spusťte aplikaci Smartsheet v prohlížeči na počítači.
- Přejděte na panel nabídek v pravém horním rohu. Je to menu se třemi vodorovnými řádky.
- Vyberte „Centrum řešení“, které se zobrazuje jako znaménko plus.
- Klikněte na tlačítko „Nahlásit“.
- Zobrazí se výzva k zadání názvu přehledu a výběru typu přehledu.
- Vyberte možnost „Souhrnná sestava listu“.
- Klepněte na „OK“.
- (Volitelné, lze provést později) V části „Zdrojové listy“ vyberte zdrojové listy, jejichž souhrnná pole listů chcete zahrnout.
- (Volitelné, lze provést později) V části „Pole k zobrazení“ zadejte sloupce, které se mají zobrazit. Toto jsou souhrnná pole, která chcete přidat.
Souhrnnou sestavu listu můžete přidat přímo na svůj řídicí panel pomocí widgetu sestavy. Data sestav můžete také vizualizovat do tabulek nebo grafů a usnadnit tak svým kolegům přístup k informacím.
Chcete-li vytvořit pohled portfolia všech zahrnutých dat, musíte definovat, jaké informace se mají načíst do souhrnné zprávy. Můžete tak učinit procházením nastavení panelu nástrojů:
- Zdrojové listy: Určete, který list a souhrn listů chcete zahrnout do zprávy.
- Sloupce k zobrazení: Vyberte souhrnné pole, které chcete zahrnout do sestavy.
- Kritéria filtru: Nastavte parametry pro informace zobrazené ve zprávě.
- Skupina: Uspořádejte řádky seskupením podobných dat do logických klasifikací.
- Shrnout: Extrahujte základní informace zprávy.
- Řadit: Zvolte způsob řazení souhrnných dat sestavy.
Chcete-li použít všechny tyto změny, klikněte na „Uložit“ v pravém horním rohu okna aplikace. Poté budete moci zobrazit všechny informace, které splňují výše vybraná kritéria.
Jak vytvořit zprávu o stavu v Smartsheet?
Stavové zprávy pomáhají shrnout celkový pokrok projektu a jejich hlavním cílem je informovat každého o probíhajících změnách a potenciálních rizicích nebo překážkách. Naštěstí má Smartsheet spoustu bezplatných šablon, které můžete použít k vytvoření podrobné zprávy o stavu. Najdete je na této stránce.
Můžete si také vytvořit vlastní zprávu o stavu a pro inspiraci se dívat pouze na šablony. Zde jsou některé ze základních částí, které byste měli zahrnout do zprávy o stavu:
- Název projektu. Zde napíšete název projektu. Název by měl být dostatečně jasný pro všechny zúčastněné strany, které by se mohly podívat na zprávu o stavu.
- Projektový manažer. Jméno osoby odpovědné za projekt.
- Projektové období. Časové období, které projekt pokrývá.
- Datum dokončení. Zde byste měli napsat termín dokončení projektu. Pokud není přesné datum splatnosti, můžete napsat odhadované.
- Rozpočet. Jaký je stav rozpočtu vašeho projektu? Zde zadáte, zda je na cíl nebo ne.
- Plán. Zde si zapisujete stav harmonogramu vašeho projektu. Existují nějaké zátarasy, nebo je zatím vše na dobré cestě?
- Kvalitní. Zde můžete zadat, zda je projekt úspěšný nebo se přiklání k riziku.
- Rozsah. Zapište si rozsah projektu a zda byl původní příliš velký nebo malý.
- Rizika. Napište o všech rizicích, se kterými byl váš projekt konfrontován. Jaký je jejich stav nyní?
- Zátarasy. Uveďte všechny ostatní překážky, které by mohly narušit váš projekt.
Tyto sekce budou více než dostatečné k vytvoření jasné zprávy, která bude sledovat všechny fáze úspěšnosti projektu.
Vytvoření sestavy v Smartsheet
Vytváření zpráv pro sledování průběhu projektu je nezbytné pro zajištění podrobného, kompaktního a časově úsporného pracovního postupu. Kombinací dat z více listů do jednoho zobrazení portfolia můžete snadno sdílet klíčové informace se zúčastněnými stranami. Se Smartsheetem to můžete udělat. Doufejme, že po přečtení našeho průvodce budete moci vytvářet sestavy ve Smartsheetu sami.
Jaký typ zprávy považujete za zvláště užitečný pro řízení projektů? Podělte se o své myšlenky a zkušenosti v sekci komentářů níže.