Jako většina lidí pravděpodobně používáte Excel pro vážné úkoly, jako jsou školní nebo pracovní projekty. Takže soubory, na kterých pracujete, jsou velmi důležité. V případě, že se něco pokazí, například výpadek proudu, nebo dokument omylem zavřete, není důvod k panice.
Office 365 má možnost automatického ukládání, která každých pár sekund ukládá vaše soubory Excel, Word a PowerPoint. Office 2016 a starší verze sady mají možnost automatického obnovení, která umožňuje obnovit soubory, které nebyly správně uloženy.
Čtěte dále a zjistěte více o funkcích Excel AutoSave a AutoRecover.
Automatické ukládání Excel
Pokud jste předplatiteli Office 365, vaše soubory Office se automaticky uloží pomocí možnosti Automatické ukládání. Tato možnost je ve výchozím nastavení zapnutá a můžete ji vidět v levém horním rohu okna Excelu. Automatické ukládání uloží soubory přímo do vašeho účtu OneDrive Microsoft Cloud nebo SharePoint Online.
Tuto možnost můžete vypnout posunutím posuvníku. V případě, že je ikona automatického ukládání šedá, vaše soubory se s největší pravděpodobností uloží do jiného umístění než do cloudu (např. do místní složky v počítači nebo na serveru).
Obecně chcete mít možnost automatického ukládání vždy povolenou, protože nikdy nevíte, kdy ji budete potřebovat. Nemůžete plánovat situace, jako je nedostatek energie nebo zavření Excelu omylem.
V případě, že by vás zajímalo, jak často Excel AutoSave provádí, výchozí čas je každých deset minut. Toto nastavení můžete změnit, i když proces bude vysvětlen po části Automatické obnovení, protože cesty pro Office 365 a starší verze jsou stejné.
Problém automatického ukládání
Přestože je funkce AutoSave vždy velmi užitečná, existuje problém, na který si někteří uživatelé stěžovali. Problém nastává, když se pokusíte uložit soubor pomocí Uložit jako a máte povolenou možnost Automatické ukládání.
Změny, které provedete před použitím příkazu Uložit jako, aktualizují původní soubor, i když si to nepřejete. Pokud použijete funkci Uložit jako a pojmenujete nový soubor jinak než původní, může to způsobit problémy a zmatek.
Lidé si na to stěžovali a Microsoft naslouchal. V programech Office 365, včetně Excelu, Microsoft představil novou funkci Uložit kopii. Tato funkce vám pomůže vyhnout se chybám s automatickým ukládáním. Nyní lze soubory uložit přesně tak, jak jste zamýšleli, aniž byste museli měnit originál.
Automatické obnovení aplikace Excel
Automatické ukládání nebylo v předchozích dílech Office. Excel 2016 a starší verze mají místo toho možnost automatického obnovení. Tato funkce také slouží jako ochrana před neočekávanými okolnostmi, které by mohly smazat vaše soubory.
Například, když Excel zhroutí kvůli nedostatku energie, při příštím otevření se zobrazí okno Obnovení dokumentu. Poté se můžete rozhodnout soubor obnovit nebo jej zahodit. Uvidíte přesné datum a čas souboru, takže můžete přesně určit, o jaký soubor se jedná.
Pokud jste ztratili více souborů, zobrazí se všechny. Můžete také kliknout na kteroukoli z nich a prohlédnout si jejich náhled, než se rozhodnete, zda si je ponechat či nikoli. Malá rada, ponechte dobu zotavení na výchozích deseti minutách nebo ji ještě zkraťte.
Jak změnit časovače automatického ukládání a automatického obnovení
Problémy mohou nastat každou chvíli. Pokud jste na důležitém projektu, je nejlepší naplánovat zálohování souborů. Nechcete přijít o svá data, a proto by měly být časovače Excel AutoSave nebo AutoRecover nastaveny na minimum.
Takto můžete změnit časovače automatického ukládání a automatického obnovení (stejná cesta je stejná pro všechny verze Excelu):
- Otevřete Excel v počítači.
- Klikněte na nabídku Soubor v levém horním rohu obrazovky.
- Z rozbalovací nabídky vyberte Možnosti.
- Klikněte na záložku Uložit vlevo.
- Zde si můžete vybrat formát souboru a povolit nebo zakázat možnosti automatického ukládání/automatického obnovení. Ujistěte se, že je zaškrtnuto zaškrtávací políčko vedle AutoSave/AutoRecover a také políčko níže – „Ponechat poslední automaticky uloženou verzi, pokud zavřu bez uložení“.
- Určete, jak často bude funkce AutoSave nebo AutoRecover ukládat informace (zadejte číslo od 1 do 120, čas se měří v minutách).
Neztraťte data
Ztráta excelového souboru, na kterém jste hodiny pracovali, je noční můra. Stalo se to každému, alespoň jednou. Už se o to nemusíte starat, stačí povolit automatické ukládání a automatické obnovení a budete v bezpečí.
Časovač automatického obnovení lze nastavit až na 1 minutu, jen mějte na paměti, že to může ovlivnit výkon aplikace Excel. I tak si rozdíl pravděpodobně ani nevšimnete. Tato funkce je příliš výhodná na to, abychom ji zanedbávali.
Jak máte nastavený časovač pro automatické obnovení a automatické ukládání? Potřebovali jste někdy tuto funkci? Dejte nám vědět v sekci komentářů, rádi se o vás dozvíme.